Traçabilité du sel alimentaire.
Conserver le lien entre lot et documents.
Du dossier d’achat à la mise à disposition : les informations à organiser pour retrouver la référence reçue et son parcours dans votre établissement.
Le suivi ne se résume pas à conserver une facture
Une facture répond à une fonction commerciale. Pour retrouver un produit utilisé, votre établissement peut avoir besoin d’autres repères : référence commandée, identification du lot lorsqu’elle est communiquée, documents de réception et enregistrements internes. Ces informations doivent pouvoir être reliées.
L’organisation dépend de votre activité et de vos procédures. Ce guide ne définit pas une obligation légale exhaustive ou une durée universelle d’archivage. Il propose une manière de préparer les échanges entre achats, magasin et service qualité, à adapter aux exigences applicables à votre établissement.
Lors d’une consultation de sel alimentaire auprès de SGSM, précisez les documents attendus avant de confirmer la commande. Un document demandé après l’utilisation du produit peut être plus difficile à rapprocher du bon dossier.
Les repères d’un dossier cohérent
| Moment | Information à relier |
|---|---|
| Consultation | Référence recherchée et exigences documentaires |
| Commande | Produit et conditionnement effectivement convenus |
| Réception | Documents reçus, unités physiques et observations |
| Stockage | Emplacement et identification conservée |
| Mise à disposition | Repères transmis à l’utilisateur ou au service concerné |
| Écart éventuel | Produit concerné, observations et décision enregistrée |
Fiche technique et document de lot : deux usages.
Une fiche technique décrit une référence dans le périmètre indiqué par son émetteur. Un document relatif à un lot doit pouvoir être rapproché du lot auquel il se rapporte. Conserver les deux sans établir ce lien peut laisser le dossier incomplet pour votre usage.
Si vous avez besoin d’un résultat d’analyse, d’une déclaration ou d’une information particulière, indiquez-le dans la demande. Ne présumez pas qu’un même ensemble de documents accompagne chaque référence et chaque commande. La lecture de la fiche technique aide à formuler ces questions.
Que devient l’identification après l’ouverture ?
Définissez comment le repère du lot reste disponible lorsqu’un conditionnement est ouvert ou déplacé. Si le produit est transféré dans un autre contenant, votre procédure doit préserver les informations utiles à son identification. L’organisation doit être compréhensible par les personnes qui utilisent réellement le stock.
Évitez également de regrouper des unités de lots différents sans moyen de les distinguer. En cas d’écart, la question pratique est de savoir quelles unités et quels enregistrements sont concernés. Une convention interne simple et appliquée vaut mieux qu’un dossier théorique que personne ne sait retrouver.
L’autorisation d’un établissement a un périmètre
Une autorisation sanitaire, une fiche de référence et un document de lot ne répondent pas à la même question. Pour SGSM, l’autorisation indiquée dans la liste officielle ONSSA est présentée sur la page de l’entreprise, avec sa référence et son activité. Elle ne doit pas être interprétée comme un résultat d’analyse de chaque lot.
Pour la suite du circuit physique, retrouvez les repères de réception et l’organisation du stockage.
Préparer vos exigences documentaires.
Indiquez à SGSM la référence recherchée et les pièces attendues par votre établissement avant de finaliser la commande. SGSM livre dans toutes les villes du Maroc et répond aux demandes de différentes quantités. Contactez-nous pour votre devis.